İlk toplantıyı planlama. Tebrikler! Hedefe neredeyse ulaştınız. İlk toplantı için bir gün belirleyin ve bir gündem taslağı oluşturun. Toplantı sırasında neler olacağını, toplantının ne kadar süreceğini, kimlerin katılacağını bilmek ve özellikle de zamanın boşa gitmemesini garantilemek için gündemi önceden belirlemek şarttır. İlk toplantı şu iki temel biçimden birinde olabilir: Polonya'daki Gorzów Speakers'tan Agora Elçisi Michal Papis, Agora Speakers International'ın amacını açıklayan bir giriş toplantısına liderlik ederken. Normal bir toplantının küçük versiyonu olan ama tüm ana unsurları gösteren bir normal "küçük" toplantı. Eğer hâlihazırda başka Agora Speakers kulüplerine üye olan ya da kulüplerin nasıl işlediğini bilen kişilerin yardımını alabiliyorsanız tercih edilen budur. Bir "giriş"/"sunumu" tarzı toplantıda, kulübün amacını, katılmanın faydalarını, kulübün işleyişini, farklı rolleri vb. anlatabilir, sonra da bir soru cevap kısmı düzenleyebilirsiniz. Bunu sadece şu şartlarda yapmalısınız: Kulübünüz herhangi bir eğitim oturumuna katılmadıysa. Katılımcıların büyük çoğunluğu Agora materyalleriyle, gruplarla, belgelerle ya da öğrenim videolarıyla tanışmadıysa (yani organizasyona tümüyle yabancıysa). İlk toplantı gündemi Agora kulüplerinin işleyişine dair geniş bir deneyiminiz olmadığı sürece burada ilk toplantılar için özetlenmiş olan Temel Gündem'i kullanmanız önerilir. Kulüp kaydı sırasında ilk toplantının gündemini de yüklemeniz gerekir. Yükleyeceğiniz dosyanın çok karmaşık bir biçimde olmasına gerek yoktur, basit bir metin dosyası da olabilir. Bunu yapmamızın nedeni, bazı insanların Agora'ya katılıp bir kulüp kurmak için çok hevesli olması ve bu yüzden de neyi, nasıl yaptığımızı öğrenmeye zaman ayırmamaları. Toplantılarda ne yapılacağına dair net bir fikirleri olmadan sırf toplantı başlatmak istiyorlar. Kulübü kayıt ettirirken gündem gönderme zorunluluğu, herkesin toplantı sırasında ne olacağını bildiğini garanti eder. Etkinliğin Reklamını Yapmak Genelde hem Facebook hem de Google Calendar etkinliği oluşturmak faydalıdır; böylece insanlar oturum açıp toplantıyl kendi gündemleriyle senkronize edebilirler. Çok uzak tarihe plan yapmamaya çalışın çünkü insanlar toplantılara önce adlarını yazdırır, iki haftayı geçince de unutur. Etkinlikten bir önceki hafta, tüm katılımcılarla gelip gelmeyeceklerini teyit edin. Etkinliği halka açık bir etkinlik olarak oluşturun ki insanlar bunu bulup başkalarını davet edebilsin ya da kendi blog'larında veya sayfalarında paylaşabilsin. Etkinliğinizi ya ülkenizin Agora Speakers Facebook grubunda ya da Uluslararası grupta ( https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ) mutlaka duyurun. Toplantı yeri çok bilinen bir yer de olsa, herkesin orayı avucunun içi gibi bildiğini düşünseniz bile karışıklıkları önlemek için yerin birkaç fotoğrafını çekmek ve toplantı salonuna nasıl gidileceğini tarif etmek daima iyi bir fikirdir. Toplantınıza katılacak bazı ziyaretçiler orayı bilmeyebilir ve hatta başka ülkeden gelmiş bile olabilir. Salona nereden girildiğinin fotoğraflarını koymak da faydalı olur. Eğer yer izin veriyorsa ziyaretçileri toplantı salonuna yönlendirmek için üstünde ok işareti olan birkaç işaret basın. Markalı materyaller oluşturmak (İsteğe bağlı) Kulübünüze banner'lar, gündem şablonları vb. yapmak için Marka Portalı'nı veya Kaynak Oluşturucu'yu kullanabilirsiniz. Unutmayın ki tüm dijital kaynaklar Marka Kılavuzu uyarınca kullanılmalıdır. Bu kılavuzu /Marka+K%C4%B1lavuzu adresinde bulabilirsiniz. Eğer Kaynak Oluşturucu'yu kullanırsanız marka uyumluluğu konusuna kafa yormanız gerekmeyecektir.